Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht liegen bei uns nicht vor.

2. Zwei Rollen: Auftritt und Anwendung

Für diese Website sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die Daten, die eine Kranken- oder Pflegekasse in VIDA-QS verarbeitet — insbesondere die Daten ihrer Versicherten — ist die jeweilige Kasse Verantwortliche; wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und handeln ausschließlich auf ihre Weisung. Grundlage ist der mit der Kasse geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Versicherte wenden sich für Auskunft, Berichtigung und Löschung bitte an ihre Kasse; erreichen uns solche Anfragen unmittelbar, leiten wir sie an die Kasse weiter.

3. Hosting

Die Anwendung wird auf Servern in Deutschland betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Hoster ist die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen; die Anwendung läuft auf eigens angemieteten Servern in deren Rechenzentren Falkenstein und Nürnberg. Die Serverprotokolle löschen wir nach 14 Tagen. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Schriften und externe Inhalte

Wir binden keine Schriften, Karten, Videos oder Analysewerkzeuge von Dritten ein. Die verwendete Schrift wird von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt. Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking ein.

5. Cookies

Wir verwenden ein einziges Cookie: die Sitzungskennung nach der Anmeldung. Sie ist technisch erforderlich, damit Sie über mehrere Seitenaufrufe angemeldet bleiben, wird nicht zur Analyse verwendet und läuft spätestens acht Stunden nach der Anmeldung ab, beim Abmelden sofort. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Der öffentliche Fragebogen kommt ohne Cookie aus.

6. Konten der Mitarbeitenden

Für ein Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, die Zuordnung zur Kasse sowie ein Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash, im Klartext ist es uns nicht zugänglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir speichern die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Daten der Versicherten

Für eine Prüfung verarbeiten wir im Auftrag der Kasse nur, was die Prüfung braucht:

• Vor- und Nachname sowie Anschrift, um das Anschreiben zuzustellen,
• Leistungsbereich, Leistungserbringer und Versorgungszeitraum, um die richtige Frage zu stellen,
• optional Geburtsdatum, Versichertennummer, Pflegegrad und ein Aktenzeichen der Kasse,
• die Vorgangsnummer der Prüfung sowie Status und Zeitpunkte des Ablaufs.

Diagnosen, Befunde, Abrechnungsdaten und sonstige Gesundheitsdaten übernimmt VIDA-QS nicht. Änderungen an einem Datensatz halten wir mit Zeitpunkt und auslösendem Konto fest, damit jede Prüfung nachvollziehbar bleibt. Rechtsgrundlage und Löschfristen bestimmt die Kasse als Verantwortliche.

8. Anschreiben und Versand

Anschreiben, Fragebogen und Rückumschlag entstehen als PDF im Namen der Kasse. Für den Druck und den Postversand übergeben wir das Dokument samt Anschrift an unseren Versanddienstleister, die Pingen AG, Schweiz. Die Schweiz gilt nach dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission als sicherer Drittstaat. Wir protokollieren Übergabe- und Zustellstatus, um Rückläufer nachvollziehen zu können. Verzichtet eine Kasse auf den Versanddienst, verlässt die Anschrift unsere Server nicht.

9. Antwort über den QR-Code

Der QR-Code auf dem Fragebogen führt auf eine Adresse mit einem zufälligen, nicht erratbaren Zugangsschlüssel. Eine Registrierung findet nicht statt, einen Namen fragen wir dort nicht ab. Gespeichert werden die abgegebenen Antworten, der Zeitpunkt und die Dauer des Ausfüllens, zugeordnet zur jeweiligen Prüfung. Je Prüfung wird genau eine Antwort angenommen.

10. Antwort auf Papier

Rückumschlag und Fragebogen tragen unsere Anschrift — Fource Lab GmbH, Blütenweg 15b, 88131 Bodolz. Die zurückgesandten Bögen scannen wir selbst. Ein externer Scandienstleister ist nicht beteiligt. Wir verarbeiten das Seitenbild, den aufgedruckten Bogencode und die daraus erkannten Ankreuzfelder. Lässt sich eine Seite nicht zuordnen oder nicht auswerten, landet sie im Eingang unserer Anwendungsadministration und wird dort von Hand geprüft; darüber informiert eine E-Mail an ein internes Postfach.

11. Fälle und Abgabe an Fachbereiche

Auffällige Prüfungen werden zu einem Fall mit Aktenzeichen, Status, Notizen, Aufgaben und Historie. Gibt die Kasse einen Fall an einen ihrer Fachbereiche ab, versenden wir eine E-Mail mit der Fallakte an die von der Kasse hinterlegte Adresse und protokollieren Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus. Der Versand läuft über den Mailserver der Hetzner Online GmbH, mit der auch für diese Verarbeitung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.

12. Schnittstelle für Fremdsysteme

Kassen können API-Schlüssel erzeugen, mit denen eigene Systeme Versichertendaten übermitteln. Der Schlüssel wird nur als Hashwert gespeichert; protokolliert wird der Zeitpunkt der letzten Nutzung. Ein Schlüssel lässt sich jederzeit widerrufen.

13. Empfänger

Eine Weitergabe erfolgt nur an Dienstleister, die uns beim Betrieb unterstützen: die Hetzner Online GmbH für Hosting und E-Mail-Versand sowie die Pingen AG für Druck und Briefversand. Beide sind vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden. Das Scannen der Papierrückläufe erledigen wir selbst; dafür ist kein weiterer Dienstleister im Spiel. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur im unter Nummer 8 beschriebenen Umfang statt.

14. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Der Zugriff auf Fachdaten setzt ein persönliches Konto mit Rolle und Bindung an genau eine Kasse voraus; Daten verschiedener Kassen sind getrennt. Passwörter und Zugangsschlüssel speichern wir nur als Hash.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die im Impressum genannte Adresse. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Kasse in VIDA-QS verarbeitet, richten Sie sie bitte an diese Kasse.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

17. Stand

Diese Erklärung hat den Stand August 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Verarbeitung ändert.