Qualitäts- und Compliance-Plattform
Wurde die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht?
VIDA-QS beantwortet diese Frage für jeden Versicherten einzeln — vom Anschreiben über den Rücklauf bis zum Fall. Standardisiert, revisionssicher und ohne dass die Kasse eigene Prozesse aufbauen muss.
DSGVO-konform, sozialdatenrechtlich geprüft — und vollständig offengelegt.
Datenschutz- und Rechtskonzept ansehen- Art. 28 DSGVO
- Verarbeitung im Auftrag der Kasse
- AV-Vertrag mit dokumentierten Maßnahmen, Zwecken und Löschfristen.
- § 80 SGB X
- Sozialdaten im Auftrag
- Anzeige an die Aufsicht, zulässige Verarbeitungsorte, Wirtschaftlichkeit — alles geprüft.
- Art. 22 DSGVO
- Kein Automatismus
- Der Score ist Prüfhinweis. Jede Entscheidung trifft ein Mensch in der Kasse.
- Betrieb in Deutschland
- Keine US-Dienste
- Eigene Server in Falkenstein und Nürnberg, zertifiziert nach ISO 27001.
Ausgangslage
Kassen sind verpflichtet, Leistungen wirtschaftlich, zweckmäßig und vertragskonform zu finanzieren. In der Praxis wird die Qualität aber meist erst geprüft, wenn jemand sich beschwert. Bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen wie der Versorgung mit Pflegehilfsmitteln ist eine flächendeckende Kontrolle von Hand schlicht nicht zu leisten.
Was fehlt, ist kein Wille zur Prüfung, sondern ein Weg, sie in vertretbarem Aufwand flächendeckend durchzuführen — und ihr Ergebnis so zu dokumentieren, dass es einer Revision standhält.
- Fehlversorgung von Versicherten
- Nichterbringung vereinbarter Leistungen
- Falschlieferungen
- Vertragsverstöße
- wirtschaftliche Schäden
- fehlende Transparenz über die Versorgungsqualität
Unsere Mission
Jede Kasse soll prüfen können — die große mit eigener Revisionsabteilung genauso wie die kleine, bei der zwei Personen den Leistungsbereich betreuen.
Qualitätssicherung darf keine Frage der Personaldecke sein. Wir bauen Werkzeuge, mit denen eine Kasse jeder Größe dieselbe Prüftiefe erreicht — ohne eigenes Projekt, ohne eigene Software, ohne zusätzliche Stellen.
Ausgaben senken
Jede Leistung, die abgerechnet aber nicht erbracht wurde, ist Geld der Beitragszahler. Wer sie findet, spart ein Vielfaches dessen, was die Prüfung kostet.
Personalaufwand minimieren
Kein Sachbearbeiter soll Briefe falten, Rückläufer sortieren oder Antworten abtippen. Menschen entscheiden über Fälle, nicht über Postlauf.
Vorgänge automatisieren
Auswahl, Anschreiben, Versand, Erfassung, Bewertung, Fallanlage und Bericht laufen als ein durchgehender Vorgang statt als sieben Insellösungen.
Versorgungsqualität maximieren
Am Ende steht kein Sparprogramm, sondern die Frage, ob der Versicherte bekommen hat, was ihm zusteht. Beides fällt in derselben Prüfung an.
Nutzen für die Kasse
Versorgungsqualität wird belegbar — mit Zahlen, die sich in Revision, Aufsicht und Vertragsverhandlung vorlegen lassen.
Prüfen, bevor jemand sich beschwert
Eine Stichprobe erreicht auch die Versicherten, die sich nie melden würden — und den Leistungserbringer, bevor der Schaden wächst.
Kein eigener Prozess
Anschreiben, Versand, Rücklauf, Bewertung und Bericht übernimmt die Plattform. Die Kasse entscheidet nur, wer geprüft wird, und was aus dem Ergebnis folgt.
Zahlen statt Einzelmeldungen
Jede Antwort wird nach denselben Regeln bewertet. Leistungserbringer, Regionen und Zeiträume werden damit vergleichbar.
Kosten stehen vorher fest
Abgerechnet wird je Prüfung. Was eine Kampagne kostet, zeigt die Kostenübersicht vor der Freigabe.
Der Brief kommt von der Kasse. Anschreiben und Fragebogen tragen Briefkopf und Logo der Kasse, nicht die Marke eines Dienstleisters. Wer den Umschlag öffnet, erkennt seinen Absender wieder — und genau das entscheidet darüber, wie viele Bögen zurückkommen.
Ablauf einer Prüfung
Die Kasse entscheidet, wer geprüft wird. Den organisatorischen Rest übernimmt die Plattform — jede Prüfung durchläuft dieselben Schritte.
- 01
Zielgruppe wählen
Stichprobe, Leistungserbringer, Region oder Pflegegrad — gespeichert und reproduzierbar.
- 02
Daten übernehmen
Versicherte per CSV, Excel, REST-API oder manuell. Nur die Felder, die eine Prüfung braucht.
- 03
Kampagne konfigurieren
Fragebogen, Frist, Versandart und Rückumschlag je Kampagne. Der Preis steht vor dem Start.
- 04
Dokumente erzeugen
Vorgangsnummer, Anschreiben, Fragebogen und QR-Code entstehen automatisch — im Briefkopf der Kasse, mit ihrem Logo.
- 05
Versenden
Wir drucken und versenden. Versandstatus und Brieffehler bleiben in der Kampagne sichtbar.
- 06
Antworten erfassen
Online über den QR-Code ohne Registrierung oder auf Papier zurück an uns.
- 07
Automatisch bewerten
Die Regel-Engine prüft jede Antwort und berechnet einen Risikoscore von 0 bis 100.
- 08
Fall bearbeiten
Auffällige Prüfungen werden zum Fall — mit Aufgaben, Wiedervorlagen, Fallakte und Eskalation.
- 09
Berichten und archivieren
Rücklaufquote, Auffälligkeiten, Bearbeitungszeiten und Trends als PDF, Excel oder CSV.
Funktionsumfang
Mandantenfähig
Jede Kasse arbeitet in ihrem eigenen Mandanten. Daten, Benutzer, Vorlagen und Regeln sind vollständig getrennt.
Leistungserbringer im Blick
Stammdaten samt IK, Vertragslaufzeit und Status. Jede Auswertung lässt sich nach Leistungserbringer aufschlüsseln.
Online und Papier
Der Versicherte entscheidet. Beide Wege landen in derselben Prüfung, in derselben Bewertung.
Regeln statt Bauchgefühl
Nicht erhalten, unvollständig, falsches Produkt, widersprüchliche Angaben — jede Regel mit Gewichtung und Schwellwert.
Fallmanagement
Aktenzeichen, Status, Priorität, Historie, Notizen, Aufgaben und dokumentierte Eskalation an Fachbereiche.
Dashboard und Berichte
Aktive Kampagnen, offene Rückläufe, Fristen und Risikoverteilung — als Ansicht und als Export.
Leistungsbereiche
Der Kern der Plattform kennt keinen einzigen fest programmierten Leistungsbereich. Pflegehilfsmittel nach § 40 SGB XI sind der erste Anwendungsfall, jeder weitere entsteht durch Konfiguration.
- Pflegehilfsmittel
- Hilfsmittel
- Inkontinenzversorgung
- Häusliche Krankenpflege
- Physiotherapie
- Ergotherapie
- Podologie
- Fahrkosten
- Rehabilitationsleistungen
Sicherheit und Datenschutz
Eine Qualitätsprüfung erzeugt Vertrauen nur dann, wenn der Umgang mit den Daten selbst keine Fragen offenlässt. VIDA-QS verarbeitet deshalb ausschließlich, was für die Prüfung nötig ist.
Server in Deutschland
Eigene Server bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein und Nürnberg, zertifiziert nach ISO 27001. Keine US-Dienste, kein Tracking, keine fremden Schriften.
Durchgehend verschlüsselt
Übertragung per TLS, Speicherung verschlüsselt, Passwörter nur als Hash. Zugriff ausschließlich über persönliche Konten mit Rolle und Mandantenbindung.
DSGVO als Grundlage
Verarbeitung im Auftrag der Kasse: AV-Vertrag nach Art. 28 mit dokumentierten Maßnahmen, Zwecken, Löschfristen und Protokollierung.
So wenig Daten wie möglich
Pflicht sind vier Felder. Diagnosen, Befunde, Verordnungen und Abrechnungsdaten übernimmt VIDA-QS gar nicht erst.
Von außen geprüft
Ein unabhängiger Dienstleister hat die Anwendung auf Schwachstellen geprüft. Den Bericht samt Stand der Behebung legen wir jeder Kasse vor.
VIDA-QS sieht nicht einfach mit
Unsere Administration betreut Betrieb und Support, hat aber keinen regulären Zugriff auf die Fachdaten einer Kasse. Support-Einblick ist lesend und wird protokolliert.
Was anonym ist — und was es nicht sein kann
„Alles anonym“ wäre bequem gesagt und falsch: Wer einen Brief zustellen will, braucht eine Anschrift. Entscheidend ist, wie weit der Personenbezug reicht und wo er endet.
Name und Anschrift
Nur für die Zustellung des Briefs. Für die Auswertung werden sie nicht gebraucht.
Der Fragebogen
Der QR-Code öffnet genau einen Vorgang — ohne Konto, ohne Namen auf der Seite.
Auswertungen
Quoten, Risikoverteilungen und Auffälligkeiten je Leistungserbringer sind verdichtete Zahlen.
Abrechnung
VIDA-QS ist Software as a Service. Abgerechnet wird pro vollständig durchgeführter Prüfung, wahlweise mit monatlicher Grundgebühr und niedrigerem Preis je Prüfung.
Keine Lizenz je Arbeitsplatz, keine Mindestabnahme. Zuschläge entstehen nur durch gewählte Optionen wie Versandart oder portofreien Rückumschlag — und stehen vor der Freigabe der Kampagne fest.
Zusatzleistungen
- Druckservice
- Briefversand und Einschreiben
- Scanservice
- Freitextanalyse
- individuelle Berichte
- Schnittstellenentwicklung
Schulungen
Einarbeitung kostet nichts extra: Das E-Learning ist jederzeit abrufbar, die Sammeltermine für alle Kassen sind kostenlos.
Nur eine Schulung, die auf Ihre Leistungsbereiche und Abläufe zugeschnitten ist, wird gesondert beauftragt — mit Umfang und Preis im Angebot, bevor der Termin steht.
E-Learning
Lerneinheiten entlang der täglichen Arbeit, jederzeit abrufbar.
Sammeltermin
Ein Durchgang durch eine ganze Kampagne, danach Fragen aus der Praxis.
Individuelle Schulung
Ihre Bereiche, Ihre Rollen — online oder vor Ort.
Ausblick
Telefonservice zum Pauschalpreis
Nicht jeder Versicherte füllt einen Bogen aus. Künftig ruft VIDA-QS im Auftrag der Kasse an, fragt die Versorgung im Gespräch ab und überführt das Ergebnis in dieselbe Prüfung, dieselbe Bewertung und denselben Fall.
Abgerechnet wird pauschal je Gespräch — die Kosten einer Nachfassaktion stehen damit vorher fest, unabhängig davon, wie lange das Gespräch dauert. Damit lassen sich Nichtantworter erreichen, widersprüchliche Angaben klären und einzelne Versorgungen individuell nachvollziehen.
Antworten am Telefon durchgeben
Auf dem Fragebogen steht künftig eine Rufnummer. Wer weder online noch auf Papier antworten möchte, ruft dort an, nennt Vorgangsnummer und Prüfziffer und gibt die Antworten im Gespräch durch.
Die Prüfziffer stellt sicher, dass die Antworten am richtigen Vorgang landen, auch wenn sich jemand bei der Nummer vertippt. Das Gespräch mündet in dieselbe Prüfung, dieselbe Bewertung und denselben Fall wie Online-Bogen und Papierrücklauf — ein dritter Weg zum selben Ergebnis, gedacht für alle, die mit Formularen nichts anfangen können.
Fragebogen in mehreren Sprachen
Ein Bogen, den jemand nicht liest, ist ein Bogen, der nicht zurückkommt. Anschreiben und Fragebogen sollen künftig in weiteren Sprachen erzeugt werden — der Versicherte antwortet in der Sprache, in der er sich sicher fühlt.
Die Übersetzung betrifft nur die Darstellung: Fragen, Antwortmöglichkeiten und Regeln bleiben dieselben, die Bewertung ändert sich nicht. Damit erreichen Prüfungen auch Versicherte mit geringen Deutschkenntnissen — eine Gruppe, die bisher systematisch unterrepräsentiert ist und deren Versorgung deshalb am wenigsten überprüft wird.
Risikoscore über Kassengrenzen hinweg
Heute beurteilt jede Kasse einen Leistungserbringer allein anhand ihrer eigenen Prüfungen. Künftig fließen die Ergebnisse aller teilnehmenden Kassen zu einem gemeinsamen Risikoscore je Leistungserbringer zusammen.
Was in einer einzelnen Kasse nach Einzelfall aussieht, ist über alle Kassen hinweg oft ein Muster. Zusammengeführt werden ausschließlich anonymisierte Ergebnisse zum Institutionskennzeichen — keine Versichertendaten. Keine Kasse erfährt, welche Versicherten eine andere geprüft hat, und trotzdem wird ein auffälliger Leistungserbringer für alle früher sichtbar.
Prüfen, statt auf Beschwerden zu warten.
Zugang für Mitarbeitende Ihrer Kasse erhalten Sie von Ihrer Administration.